Por Licda. Leonora Córdoba Roldán*
La Bibliotecología y la Archivística pueden considerarse los primeros oficios conocidos y las primeras en sistematizar su saber y constituirse en disciplinas con objetos de estudio, metodologías y prácticas autónomas. Sin embargo, es común escuchar sobre el parentesco entre ellas. Para muchas personas no conocedoras, son lo mismo.
Efectivamente, existen vínculos familiares entre ambas: forman parte de la llamada Ciencia de la Información, en conjunto con otras ciencias como la Comunicación, la Museología y la Informática; procesan y sistematizan información para hacerla accesible a los usuarios; administran recursos tecnológicos para el tratamiento de la información.
Esta familiaridad puede deberse, por un lado, al movimiento que en los años setenta impulsan organismos internacionales como el Consejo Internacional de Archivos (CIA), la Federación Internacional de las Asociaciones e Instituciones Bibliotecarias (IFLA), la Federación Internacional de Información y Documentación (FID) y la UNESCO, para la “armonización” de la formación en Archivística y Bibliotecología, que busca unificar las dos disciplinas en un solo cuerpo formativo: la Ciencia de la Información, con el propósito de optimizar la gestión y los recursos destinados al desarrollo de cada una de ellas; por otro lado, la reminiscencia histórica de que las bibliotecas y los archivos compartieron los mismos espacios –aunque todavía hoy sucede– y también, por la influencia integracionista de Paul Otlet planteada desde los años treinta. [1]
Sin embargo, los lazos de consanguinidad, no son de primer grado. De ser una sola, se cobijarían bajo un solo nombre, una misma metodología de análisis, los mismos objetos de estudio y bastaría con un solo profesional para ocuparse de procesar y facilitar información. Posiblemente, ese nombre sería Ciencia de la Información, dado que su “objeto material es la información documentaria y su objeto formal los procesos de transmisión y recepción de la información” (Kobashi y Meoreira: 2003, 15) [2], y en consecuencia las bibliotecas, archivos y centros de documentación se denominarían “unidades de servicios de información documental (…) y solo trabajarían con información registrada como producto terminado” (Gutiérrez Chiñaz: 2013, 144-145), es decir con documentos.
Un recurso para minimizar tal confusión puede encontrarse en la delimitación de los objetos de estudio de ambas. De manera sintética, la teoría archivística plantea como sus objetos de estudio: el archivo (como continente, institución social), el documento (como contenido), y el archivista (como profesional encargado de reunir, organizar, conservar la información registrada en los documentos para facilitar la información a los usuarios.
Agustín Gutiérrez Chiñaz (2013, 147), de la Universidad de San Luis Potosí, México, plantea que “la Bibliotecología tiene varios elementos centrales en su cuerpo metodológico, técnico, conceptual, teórico, filosófico y científico que la caracterizan (…). Estos elementos son: 1. La información documental como un producto terminado (documentos). 2. La institución social llamada biblioteca, con los diferentes nombres que se le han asignado. 3. El personal profesional que organiza y otorga los servicios de información documental. 4. El usuario como el cliente y consumidor de los servicios de información documental”.
Si leemos con atención, nos damos cuenta que las dos se ocupan de los mismos elementos teóricos y conceptuales: el documento (contenido), una institución (continente, y con carácter social) un tipo de profesional que se encarga de la organización, tratamiento y difusión de la información que contienen los documentos y usuarios con necesidades específicas de información.
Ahora bien, documento -sin adjetivar- solo entendido como información como producto terminado es información contenida en cualquier soporte material, cuyo fin es transmitir conocimiento y permitir la comunicación. Esta es una definición válida, para la Archivística y para la Bibliotecología. ¿Entonces? Claro está, la cosa no es tan sencilla.
Una sugerencia es el uso terminológico de documento de archivo, adjetivado, que se define como el “(…) testimonio material de un hecho o acto, realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal” (Diccionario de Terminología Archivística:1995), y ese registro material puede estar en cualquier soporte, físico, electrónico o digital.
La Archivística se ocupa de aquellos documentos que registran actos administrativos y jurídicos y que funcionan como testigo del acto, o bien, como el acto mismo y además para informar sobre tales actos para la adecuada toma de decisiones, para asegurar la transparencia y la rendición de cuentas de las organizaciones sociales.
Estos documentos que se producen en el ámbito de las instituciones gubernamentales o privadas, tienen características propias que la Archivística ha identificado claramente. Las de tipo interno: contenido, que se refiere a la actividad o trámite que materializa y el contexto, esto es que debe reflejar el entorno en el que se crea (entidad productora) y el origen funcional (función o acto del que deriva). Y las hay de tipo externo: la estructura que es el formato y las relaciones existentes entre los elementos que lo integran como la clase, el soporte, el formato (físico o lógico), tipo (existen tantos tipos como actividades), cantidad y forma (originales o copias).
Para Natalia Quintero Castro (2013, 183), de la Universidad de Antioquia, Colombia, “el interés [de la Bibliotecología] gira en torno al sistema, proceso, actividad, estructura y funcionamiento bibliotecario para facilitar el hallazgo de los libros o registros gráficos, lo cual significa poner en circulación social el fondo bibliotecario de tal modo que se cumpla su principal fin y propósito cultural: la transmisión de la experiencia acumulada, la adquisición de conocimiento y el reconocimiento de los productos intelectuales, para llevar, según Jesee Shera, ‘a un punto de máxima eficiencia la utilidad social de los registros gráficos humanos’ ”[3]
Justo ahí radica la diferencia y se advierte el límite entre ambas, el documento objeto de la Bibliotecología es el producto de la actividad intelectual, científica e investigativa, que además de ser editada y publicada, no importa el medio y el formato, es resultado de la voluntad de un autor, sea producto de la creación o la investigación, es de producción múltiple, nunca es único; el documento de archivo, no pasa por la edición ni la publicación, su producción es estrictamente orgánica, por eso da testimonio y es prueba de una gestión y siempre tiene relación con otros documentos.
Los documentos bibliográficos (el más conocido y mayor difundido –el libro– en todos sus formas y soportes y todos los que circulan en el mercado editorial: revistas técnicas y científicas, periódicos, películas) y los archivísticos son de libre acceso; sin embargo, los documentos de archivo, en la mayoría de las veces, requieren de alguna reglamentación para accederlos. Los documentos bibliográficos están ligados a un autor, singular, plural o corporativo; los de archivo a un ente productor, institucional, familiar o personal (Heredia Herrera: 2007, 37-39).
De acuerdo con Quintero Castro “la Archivística, en vista de su especificidad documental, conservará cierta independencia en relación con los avatares que tuvo que vivir la Bibliotecología durante el siglo xx, pues con los niveles de especialización de las ciencias y el desarrollo de la industria y la tecnología, se les presentaron nuevas exigencias a los sistemas bibliotecarios, particularmente en los campos relacionados con el rápido y eficiente acceso a un tipo de saber especializado que las bibliotecas y los bibliotecarios no estaban en condiciones de ofrecer.” (183)
Los avances de la tecnología, de la ciencia administrativa y de la ingeniería, también hicieron que la Archivística modernizara los sistemas de gestión y acceso a los documentos y la información que contienen, y algunas veces ha debido echar mano de los aciertos de la Bibliotecología adaptándolos a sus particularidades.
Si ambas, la Bibliotecología y la Archivística son parte de la Ciencia de la Información es porque la información documental de la que se ocupan las dos primeras viene a ser la materia prima de la tercera, porque su principal interés es el estudio del fenómeno de la información, que, según Quintero Castro, “implica abordajes investigativos relacionados con la transferencia de la información, la divulgación científica, la innovación, el procesamiento y el uso de técnicas para la recuperación rápida y eficiente de la información, sus demandas, usos, aplicaciones e impactos en la sociedad contemporánea.” (187)
Por esto, la Archivística y la Bibliotecología no son lo mismo, aunque compartan la información documental y la misión de su comunicación; las actividades que la originan y las tipologías que la soportan son totalmente diferentes.
Referencias Bibliográficas
Gutiérrez-Chiñas, A. (2013). Objeto de estudio de la Bibliotecología y estudios de la información. Por J. A. Rendón Rojas (Ed.) El objeto de estudio de la bibliotecología/documentación/ciencia de la información: Propuestas, discusión, análisis y elementos comunes. (143-148). México: UNAM.
Heredia-Herrera, A. (2007). ¿Qué es un archivo? España: Ediciones Trea.
López-Yepes, J. (2013). Una teoría comunicativa de la Biblioteconomía/Documentación/Ciencia de la información. Por J. A. Rendón Rojas (Ed.) El objeto de estudio de la bibliotecología/documentación/ciencia de la información: Propuestas, discusión, análisis y elementos comunes. (1-53). México: UNAM.
Ministerio de Educación Cultura y Deporte, España. (1995). Diccionario de terminología archivística. Recuperado de http://www.mcu.es/archivos/MC/DTA/Diccionario.html
Quintero-Castro, N. (2013). Disciplinas de la información documental: núcleo común y objeto de estudio. Por J. A. Rendón Rojas (Ed.) El objeto de estudio de la bibliotecología/documentación/ciencia de la información: Propuestas, discusión, análisis y elementos comunes. (1-53). México: UNAM.
*Autora: Leonora Córdoba, Licenciada en Archivística por la Universidad de Costa Rica.
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[1] Las confusiones también surgen por determinaciones legales, estrictamente pragmáticas, como el carácter probatorio, por ejemplo, el Código Procesal Civil de Costa Rica, en el artículo 368, define documento como: “los escritos, los impresos, los planos, los dibujos, los cuadros, las fotografías, las fotocopias, las radiografías, las cintas cinematográficas, los discos, las grabaciones magnetofónicas y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo.”
[2] Citado por López Yepes: 2013, 30.
[3] Jesee Shera (1990, 115), citado por Quintero Castro.