Licda. Maribel Santamaría Bonilla*

Resumen: El Centro de Documentación (CEDOCIHAC) fue constituido por el Consejo Científico del Centro de Investigaciones Históricas de América Central (CIHAC), en sesión del 5 de agosto de 1998 e inició su funcionamiento el 17 de noviembre de 1998. Su misión es la de dotar de un sistema eficaz y eficiente, que provea o produzca información escogida, condensada, fiable, rápida y oportuna, sobre Historia y áreas afines. Su visión es crear la Biblioteca Centroamericana en Historia para ofrecer una cobertura bibliográfica y documental en el ámbito regional. El CEDOCIHAC ha recorrido varias etapas pasando de los procesos manuales a la automatización y el uso de las nuevas tecnologías de información y comunicación. Sus usuarios han crecido en cantidad y han progresado con el Centro. Sus objetivos han evolucionado para adaptarse a las nuevas necesidades de información de la sociedad moderna. Los retos que se presentan son el aprovechamiento de todos los medios actuales para el mejoramiento continuo en pro de brindar servicios de calidad a la comunidad meta.

Palabras clave: Bibliotecas; Centros de Documentación e Información; Registros bibliográficos; TIC’s, Catálogos, Usuarios de la Información; Integración Regional; Investigación; Programas.


Introducción 

  El Centro de Documentación del Centro de Investigaciones Históricas de América Central (CEDOCIHAC) tuvo su origen en sesión del Concejo Científico del CIHAC celebrada el 5 de agosto de 1998, con la idea de llenar el vacío que existía en cuanto al control, procesamiento y divulgación de la información existente en el CIHAC, a raíz de la probable adquisición de la Colección Documental del importante historiador costarricense Carlos Meléndez Chaverri, Catedrático de la Universidad de Costa Rica. Así como servir de apoyo bibliográfico especializado en el campo de las ciencias sociales con énfasis en historia, a los estudiantes del Posgrado Centroamericano en Historia y más adelante no sólo para nacionales, sino para extranjeros que no tienen la facilidad de viajar constantemente para recuperar información o para estudiosos que han encontrado colecciones históricas de materiales poco comunes y que pueden establecer alianzas cooperativas.

   Con el acondicionamiento físico de la colección y el nombramiento del personal correspondiente, el CEDOCIHAC inició sus labores a partir el 17 de noviembre de 1998. Desde entonces el CIHAC ha impulsado la adquisición de colecciones y bibliotecas importantes pertenecientes a estudiosos del área de la historia, para proveer a los usuarios del CEDOCIHAC de herramientas que apoyen sus estudios.

 

¿Qué podemos encontrar en esta colección?

-        67000 ejemplares en su mayoría en español

-        1300 títulos de publicaciones periódicas

-        350 tesis

-        material digital y material cartográfico

-        El veinte por ciento de la colección está conformado por documentos anteriores a 1950.

-        480 documentos del siglo XIX (1807-1899) de diferentes países de los cuales 266 son de Costa Rica y 11 son incunables costarricenses. Nueve libros son del siglo XVIII y el ejemplar más antiguo es del año 1695.

 

¿Cómo difundimos nuestra información?

   El Centro de Documentación disemina su información por diferentes medios que están a disposición de los usuarios, como lo son: catálogo automatizado en línea, boletín de nuevas adquisiciones, pizarra informativa, semanario histórico, publicaciones periódicas de nuevo ingreso y distribución de un tríptico (brochure).

 

Avance tecnológico

  Para el CEDOCIHAC, el uso de las TIC’s se inició en el año 2000 con la implementación de un catálogo referencial en línea para la búsqueda y recuperación del material bibliográfico de sus colecciones. Lo anterior se desarrolló por iniciativa de la Biblioteca Eugenio Fonseca de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad de Costa Rica (BEFT) y del Centro de Información y Documentación de la Facultad de Ciencias Sociales de la Universidad Nacional (CIDCSO).

 Se extendió a otros centros universitarios de documentación e información especializados en ciencias sociales y se le dio el nombre de Comunidad Universitaria de Unidades de Información y Documentación en Ciencias Sociales (CUUICS). Mediante la alianza cooperativa entre estos centros, en un marco de independencia y descentralización, se colocaron sus catálogos en línea en el sitio en Internet http://cuuics.fcs.ucr.ac.cr para la consulta referencial al servicio tanto de la comunidad universitaria como del país y a nivel internacional. Este catálogo aún está al servicio en la actualidad.

 Ante la escasez de recursos económicos las unidades de información especializadas que les permitan mantenerse actualizadas tecnológicamente, se buscó la utilización de herramientas informáticas de código abierto no comerciales. Por lo anterior y porque la mayoría de las unidades participantes utilizan el software WinIsis, este proyecto se basó en la aplicación GenIsis para plataformas web. Actualmente las características del software utilizado son insuficientes dados los avances tecnológicos.

  Paralelamente se conformó la Red de Unidades de Información Especializadas (RUIE), la cual más que conformar un sistema de información aislado, tiene el objetivo de realizar trabajo en redes que se articulen alrededor de intereses comunes, para optimizar y potenciar los recursos.

  En congruencia con las directrices emanadas por el Consejo Universitario que apoya el uso del software libre, es que 5 de las unidades de información participantes de la CUUICS decidieron migrar a un software más robusto que incluya de forma integral todas las labores y actividades realizadas en una biblioteca. Por lo anterior, se ha iniciado el traslado al Gestor de Bibliotecas KOHA.

Actualmente, existe un catálogo en línea, pero aún falta migrar una parte de los múltiples recursos disponibles, en total son unos 16.000 datos. Por ello, están funcionando el anterior y el nuevo sistema simultáneamente.

 Se puede encontrar en la dirección de Internet http.//ciicla.urc.ac.cr.

A partir del 2008, el patrimonio bibliográfico del CEDOCIHAC, se ha sometido a un proceso de evolución y desarrollo por medio de la digitalización bajo la filosofía de Acceso Abierto u Open Access.

Por ello se crearon dos repositorios institucionales, de texto completo, de acceso público y de uso académico e investigativo. El repositorio Biblioteca Digital Carlos Meléndez http://historia.ucr.ac.cr/cmelendez/ que contiene 1826 documentos a texto completo en formato pdf digitalizados por medio del scanner y el repositorio documental Rafael Obregón Loría: aportes a la investigación actual, http://historia.ucr.ac.cr/repositorio/ el cual contiene 406 documentos a texto completo en formato pdf digitalizados por medio del scanner. Estos repositorios están en constante crecimiento y sometidos a evaluación continua para el cumplimiento de los fines y principios orientadores del quehacer de la Universidad de Costa Rica.

 

 

 Conclusión

  Desde su nacimiento hace 15 años este Centro de Documentación es atípico, pues fue adscrito a un centro de investigaciones que, desarrollado a lado de la Escuela de Historia y el Posgrado Centroamericano de Historia, todos inscritos en una universidad avocada y comprometida con la cooperación sur – sur. Posee un carácter particular abierto a la investigación y a los análisis de trayectoria. El CEDOCIHAC alberga una colección que desarrolla una memoria colectiva centroamericana. Por lo anterior, para responder a las exigencias del mundo moderno y estar acorde la era de la información, este Centro ha evolucionado y seguirá adelante en la búsqueda de la excelencia.

 

*Licda. Maribel Santamaría Bonilla, Bibliotecóloga-Encargada Centro de Documentación-Centro de Investigaciones Históricas de América Central, UCR y tutora de la Cátedra de Gestión y Servicios, UNED. Correolectronico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.Biblio-Enlace: Cátedra de Gestión y Servicios en BUI-ECSH-UNEDEsta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

 

Referencias

Arguedas, L.; Madrigal, Y., Vargas, R. (2014). Software libre aplicado a bibliotecas especializadas. EN: VII Congreso Universitario. (s.p.). San José. Universidad de Costa Rica. Autoras.

Santamaría, M. (2006). Preservación y Conservación del Patrimonio Documental de la Colección Especial de la Biblioteca Carlos Meléndez del Centro de Documentación del Centro de Investigaciones Históricas de América Central de la Universidad de Costa Rica. EN: VIII Congreso Centroamericano de Historia (s.p.) La Antigua, Guatemala.

Santamaría, M. (2009). Evaluación de la colección bibliográfica Carlos Meléndez Chaverri. (Tesis Inédita de Licenciatura). Universidad de Costa Rica.

Santamaría, M. (2010). Un proyecto de proyectos: la digitalización de la Colección Especial de la Biblioteca Carlos Meléndez Ch. EN: X Congreso Centroamericano de Historia. (s.p.). Managua, Nicaragua.

Santamaría, M.; Marín, J. J. (2013). Los repositorios de investigación del Centro de Investigaciones Históricas de América Central. Un proyecto de proyectos para la creación de una comunidad de investigadores centroamericanos. Simbiosis: revista electrónica de Ciencias de la Información. 10 (1). s.p. Recuperado de http://ojs.uprrp.edu/index.php/simbiosis/issue/view/48

Santamaría, M. (2013). Informe de labores 2013: Centro de Documentación. San José, CR. Autora.