Karen Fonseca Ramírez*
Como funcionaria a cargo de la unidad de Secretaría Ejecutiva del Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica a lo largo de cinco años, y como funcionaria administrativa en el Consejo Universitario desde hace 16 años, nos hemos enfrentado a grandes desafíos como la COVID-19 a partir de marzo del 2020. Para aquel entonces hasta el mes de febrero 2020, manteníamos la presencialidad, cuatro mujeres de entre 20 a 50 años, en la unidad secretarial conservábamos una comunicación bastante fluida, teníamos los objetivos y propósitos muy bien establecidos, así como los roles de trabajo para cada puesto y la coordinación.Sin embargo, al llegar la COVID-19, comenzamos a variar como unidad, las reuniones, la gestión documental, la recepción y atención de personal externo e interno, estaban siendo afectados, el cambio era evidente.
Ante este contexto de incertidumbre, había poca información y coordinación pero sí teníamos claro que nuestro equipo brindaba un servicio de excelencia fundamental para este Órgano Colegiado, pero ¿de qué manera nos adaptaríamos a los cambios? Dentro de todo este contexto se nos presentaron varios cambios tanto laborales como familiares. Bastantes interrogantes se nos dieron a través de varios meses, una vez que se establecieron los lineamientos para el teletrabajo se nos presentó otro gran reto como equipo.
Nuevamente nos surgieron interrogantes a nivel grupal, dentro de estas, el saber si contábamos con los equipos tecnológicos para desarrollar nuestras funciones en el cumplimiento de obligaciones; debíamos adaptarnos por necesidad, pero prevalecía el qué pasaría con esa unión grupal que siempre nos distinguió, aquel sentimiento de integridad se vería afectado porque cada una debía laborar desde los hogares, esto nos llevó como grupo a tener que transformarnos y ordenar nuevamente los objetivos que debíamos cumplir. Los mismos que estaban siendo modificados y adecuados al cambio, podríamos o no lograrlo, esa era nuestra mayor constante. Como equipo siempre tuvimos claro el tipo de servicio que brindamos a las autoridades y la dirección del Consejo Universitario. Sin embargo, existen diferencias notables entre hacer esto de manera presencial y hacerlo de forma virtual.
Debimos acatar los lineamientos para el resguardo de la salud durante la pandemia, pero los retos aparecieron, la resistencia al cambio por parte de algunas de nuestras compañeras, especialmente las de mayor edad. Esto debido a que rechazaban el aprender cómo usar las herramientas que hacían posible el trabajo remoto. Dentro de todo este contexto los factores externos e internos nos llevaron a realizar grandes cambios, debimos aplicar nuevas estrategias organizacionales y principalmente reorganizarnos como unidad secretarial, por último, ajustarnos a las nuevas condiciones.
Para lograr nuestros objetivos comenzamos a adaptarnos de acuerdo con las necesidades y los servicios que brindábamos, nuevos integrantes llegaron al equipo, las plataformas digitales, aplicaciones como WhatsApp, teams, Zoom, Google Duo, se hicieron parte de nuestras rutinas diarias, aquella atención personalizada debimos adaptarla a lo virtual.
Fin almente, crecimos, nos adaptamos y evolucionamos como unidad secretarial, manteniendo nuestro propósito dentro del Consejo Universitario, hemos cumplido a través del tiempo con una asistencia profesional y técnica en los diferentes procesos administrativos y secretariales para el adecuado funcionamiento.
Debemos prepararnos para los eventuales cambios que se nos presentan, como equipo aprendimos de las eventualidades y estamos dispuestas a enfrentar los nuevos retos y tenerlos como oportunidades de mejora, esto es lo que diferencia a la unidad ejecutiva secretarial del Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica.
Juntarse es un comienzo. Seguir juntos es un progreso. Trabajar juntos es un éxito, Henry Ford.
Fuente: https://www.cu.ucr.ac.cr/cu/cist/secretaria-ejecutiva.html
*Licda. Karen Fonseca, Administradora de empresas, Consejo Universitario, UCR
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