Biblioenlace_: Las Auditorias de Información como herramienta para crear modelos de gestión de conocimiento

Por: MSc. Ana Rita Ramírez Azofeifa*

Resumen: En esta investigación se presentan metodologías para realizar auditorías de información como herramienta para crear modelos de gestión de conocimiento. Cada metodología es descrita desde el punto de vista de enfoque, alcance y características. Como resultado de la investigación, se describen diferentes tipos de auditorías de información, para el desarrollo e implementación de modelos de Gestión del Conocimiento.
Palabras claves: Conocimiento, Auditoria de información, Modelos de gestión del conocimiento. Conocimiento tácito, Conocimiento explicito, Capital intelectual.

Introducción

      Durante la revolución industrial, las teorías económicas definieron los factores de la producción, como aquellos recursos que dan como resultado un producto. Adam Smith, señaló a la tierra, al trabajo y al capital como factores de la producción, hoy en día existen diversas teorías que incluyen, la tecnología, la información, el conocimiento y el talento, aunque estos factores no se pueden cuantificar numéricamente son concebidos como indispensables para el desarrollo de nuevos productos y servicios.
Alvin Toffler, citado por Frigo (2002), indica que el nuevo sistema de creación de valor depende cada vez más del intercambio abierto de datos, información y conocimiento. Si no se intercambia conocimiento, no se crea riqueza.
Partiendo de esta premisa, y dando a la información valor como cualquier otro bien tangible de la organización, desde los años setenta se vienen realizando auditorias de información, con el propósito de evaluar las colecciones y necesidades de usuarios, sin embargo, más recientemente estos enfoques han variado y se centran en auditar la información como un activo indispensable para la producción de conocimiento en las organizaciones. Al respecto Gil-Montelongo (2008), define la información como un activo clave para toda la organización, el conocimiento y la inteligencia de las personas como elementos indispensables para el capital intelectual de la organización.

Las Auditorias de Información

     La Auditorias de Información (AI) constituyen una herramienta necesaria en las organizaciones, donde su productividad se ve reflejada en la producción de conocimiento para la toma de decisiones o bien para la generación y distribución de nuevo conocimiento. Son además, una buena práctica que genera una serie de ventajas y estrategias competitivas en la forma de gestionar la información y el conocimiento, así como, en la promoción y creación de espacios para compartir y crear más conocimiento, promoviendo la inteligencia colaborativa y colectiva en las llamadas comunidades de práctica .
Las AI permiten identificar, dónde y cómo se encuentra la información en la organización, ofreciendo datos importantes en su gestión y utilización, evitando las duplicidades facilitando acceso y mejorando la creación del conocimiento.

    A medida que las organizaciones interactúan con sus entornos, absorben información, la convierten en conocimiento y llevan a cabo acciones sobre la base de la combinación de ese conocimiento y de sus experiencias, valores y normativa interna. Así lo confirman, Davenport & Prusak, (2001), Todas las organizaciones saludables generan y usan conocimiento. Sienten y responden. Sin conocimiento, una organización no se podría organizar a sí misma […]. (p. 61).
Para poder ofrecer una visión global tanto del concepto de AI, así como de sus diferentes enfoques, se presenta a continuación una tabla elaborada desde el punto de vista de concepto, de enfoque, de objetivos, de alcance y sus principales características, basado en las trece metodologías desarrolladas ampliamente en la investigación de González Guitían y Ponjuán Dante (2016), ambas con amplia experiencia en AI y autoras de una serie de artículos relacionados con el tema.

    La información se presenta ordenada cronológicamente, en cinco columnas, en la primera columna, de concepto, se consultó una serie de artículos con el objeto de respaldar cada metodología desde el punto de vista de su autor. En la columna de enfoque, se describen tal y como fueron definidos por de González Guitían y Ponjuán Dante.

     En relación con las columnas de objetivo, alcance y principales características, son el resultado del análisis realizado para el presente estudio sobre cada metodología y, su propósito es, sintetizar la información de forma que sea una herramienta que coadyuve al conocimiento general de cada una y, sea a su vez, punto de partida para una adecuada selección de la metodología según las necesidades y requerimientos de la organización.
Según (Davenport & Prusak, 2000) no existe, entonces, una única receta para aplicarla, depende del tipo de organización y sus objetivos, de ser necesario hacer combinaciones de las diferentes metodologías. Las AI están formadas por datos, conocimiento, información en bruto, flujos de información, documentos, información documental e información evaluada, producidos, reunidos o adquiridos por la organización, así como las tecnologías y las personas que participan en su elaboración, gestión, almacenamiento, análisis y difusión.

Metodologías de Auditorías de Información

    Existen alrededor de trece metodologías para auditar información, que, según lo expuesto anteriormente, éstas varían según el enfoque y su objetivo. Asimismo, las metodologías se clasifican en cinco grupos; costo-beneficio, enfoque geográfico, de información gerencial, operacionales asesoras, y auditorías híbridas.
Varios autores, como Botha & Boon (2003); Earl (2001); Gibb, Buchanan & Shah (2006) han clasificado las AI de acuerdo a los procesos y hacia los recursos a su objetivo y alcance: costo-beneficio, geográfico, de información gerencial, operacionales asesoras, hibridas, taxonomía. Por tanto, las Auditorias de Información según concepto, enfoque, objetivos, alcance y sus principales características, se muestran trece metodologías, modelos y procedimientos para realizar la auditoria de información en las organizaciones.

    A pesar de que tienen muchas similitudes, también poseen particularidades importantes para tomar en cuenta a la hora de seleccionar la opción adecuada, según sus objetivos y alcance. Además, y, en forma simplificada el alcance y objetivos de cada una de las metodologías descritas y sus diferentes planteamientos, lo que facilita la escogencia de una metodología según los objetivos de la presente investigación y como referencia para futuras investigaciones.

Fuente: Elaboración propia.

    Las auditorias de información, constituyen un recurso que no sólo mostrará los flujos, recursos y tipos de información necesarios para la creación de modelo de conocimiento, sino también pondrá en evidencia las fortalezas y falencias de los procesos lo que permitirá tomar acciones para un proceso de mejoramiento continuo.
Finalmente es importante, asegurarse que la metodología seleccionada responda a las características de la organización de manera que facilite la identificación de la generación del conocimiento y el ámbito en el que se desenvuelve, de forma que cada etapa muestre como se desarrollan los procesos y actividades para identificar los flujos y recursos de información generadores del conocimiento y el valor estratégico del mismo.

     Por tanto, la propuesta de un modelo de gestión del conocimiento, se convierte en una actividad innovadora por la particularidad e importancia de la información que se gestiona, por todos los actores involucrados en el proceso; Representantes de los Estados, Representantes de las Presuntas Víctimas, Comisión Interamericana de Derechos Humanos, ONG´s, Sociedad Civil etc., en definitiva, el impacto del conocimiento generado por medio de la jurisprudencia, actividades académicas y formativas derivadas del proceso generar nuevo conocimiento; que debe ser difundido en toda la organización e incorporarlo a las nuevas tecnologías para así crear nuevo conocimiento y seguir el ciclo.

    Aunado a esto el uso de las tecnologías de información y comunicación constituyen un recurso indispensable para la creación del escenario virtual previsto para el desarrollo y alojamiento de la herramienta que permita la gestión de la información, que requiere la Corte IDH.
Para el desarrollo de este modelo de Gestión del Conocimiento se propone el desarrollar una auditoria de información como metodología para crear un modelo de gestión del conocimiento.

*MSc. Ana Rita Ramírez Azofeifa
Magister en Bibliotecología y Estudios de la Información con énfasis en Tecnologías de la Información por la Universidad de Costa Rica
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Biblio-Enlace: Cátedra de Gestión y Servicios en BUI-ECSH-UNED: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.