Escrito por Máster Liz Robles*
Antecedentes Históricos
1941: El Archivo del Consejo Universitario (CU) inició sus actividades desde la creación misma de la Universidad de Costa Rica (UCR), ya que se generaban las actas en las sesiones del Consejo.
1945: Cuando doña Fabiola Guevara Batista asumió la Secretaría General, siendo ésta, su primera sede de trabajo; se entendía directamente con don Rogelio Sotela Montagné, quien era el Oficial Mayor encargado de redactar las actas, los acuerdos y las comunicaciones del CU.
1974: Producto del Tercer Congreso Universitario, el CU es integrado por representantes de Miembros. Es así, como el archivo empieza a tener identidad y se dividen los depósitos documentales de Rectoría y el CU.
1980: El fichero histórico o tarjetero de acuerdos del Consejo (único instrumento descriptivo para consulta) lo inició don Rogelio Sotela; continuando doña Fabiola con su actualización; contenía la información que describía brevemente un acuerdo (asunto, artículo, tomo, folio); a medida que la Universidad aumentaba en estructura orgánica y se ampliaban los temas, así lo hacía el fichero.
1985: El CU pasa a ocupar parte del tercer piso del Edificio Administrativo B, y se dota al archivo de un espacio apropiado para la conservación documental de carácter histórico y de gestión, ampliando y mejorando notablemente el servicio brindado.
1993: Los nuevos requerimientos por parte de sus usuarios (Dirección y Miembros del CU, la Administración Superior, la comunidad universitaria y nacional), incentivaron la creación de la Unidad de Información (UI) y de las otras Unidades, creadas bajo la nueva estructura y organización del Centro de Información y Servicios Técnicos (CIST)[1].
2023: La Unidad de Información forma parte del CIST y tiene como propósito brindar apoyo
técnico-profesional al Plenario, a la Dirección, a los miembros del CU y a las comisiones
permanentes y especiales del Órgano Colegiado.
Recurso Humano: Actualmente, el personal lo integran diez funcionarios de los cuales cuatro son profesionales en Bibliotecología y Ciencias de la Información, tres son profesionales en Archivística, un funcionario encargado de la recepción y dos compañeras asistentes de oficina.
Labores: Se fundamenta en la gestión documental de toda la información que se recibe, ingresa, se produce y sale del Consejo Universitario, hacia otras unidades internas o externas a la Institución. Entre las labores que lleva a cabo la UI, destacan:
- Recepción, trabajo fundamental en la captura, ingreso y registro de los documentos, despacho y posterior distribución por medio del SiGeDI.
- Gestión de la correspondencia diaria para la posterior toma de decisiones de la Dirección del CU.
- Seguimiento informativo y control estricto de los acuerdos del Consejo Universitario
- Actualización y seguimiento a la legislación universitaria aprobada por el Consejo Universitario.
- Atención de consultas.
- Investigación.
- Custodia y resguardo de los documentos físicos de acuerdo con las Normas para la administración de archivos.
- Gestión, conservación, evaluación y preservación de documentos.
- Participación en Comité Técnico.
Proyectos: Actualmente, se trabaja en dos proyectos trascendentales para la unidad.
- Actas históricas[2]: Se trabaja mediante la digitación de las actas históricas del CU para ofrecer acceso universal a la información contenida en ellas, ya que constituyen documentos de conservación permanente, con valor científico-cultural y son documentos únicos y originales, de carácter decisorio, los cuales reflejan el desarrollo de las sesiones del Órgano Colegiado y de la UCR; contienen discusiones, dictámenes, consideraciones y acuerdos que evidencian la historia, el desarrollo y la evolución de la Institución.
Estatuto Orgánico (EO): Por medio de la investigación, de un seguimiento minucioso y controlado de los acuerdos, de actas, normativa y de documentos del CU y de la ACR, se alcanzó el objetivo de generar una matriz histórica de la estructura del EO, de 1974 al 2005, garantizando la disponibilidad de la información. Está en proceso la elaboración de una base de datos con el fin de darle seguimiento y controlar las reformas estatutarias a través del tiempo.
*Máster Liz Robles, bibliotecóloga / Dirección de contacto:
Cátedra de Gestión y Servicios en BUI-ECSH-UNED:
[1] Según sesión N°. 3854, artículo 10 del 09 de junio de 1992.
[2] En el 2018 se postularon las actas del Consejo Universitario, para formar parte de los documentos de la Memoria del Mundo. Dicha postulación fue acogida según el Art. II, Acuerdo N.° 2 de la Sesión del 23 de marzo de 2018 del Comité de Memoria del Mundo en Costa Rica; inscribiéndose así las Actas del Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica desde 1941, en el Registro Nacional de Memoria del Mundo de la UNESCO en Costa Rica.