Biblio-Enlace: Gestión Universitaria terminología controlada

Marcela Gil Calderón*

Antecedentes

    El Consejo Universitario de la Universidad de Costa Rica es el organismo inmediato en jerarquía a la Asamblea Universitaria. Su misión principal es definir las políticas generales institucionales y fiscalizar la gestión de la Universidad de Costa Rica.

    Cumple también otras funciones importantes para la buena marcha de esta institución de educación superior, como por ejemplo establecer las políticas de asignación de fondos, aprobar el presupuesto anual de la universidad, así como aprobar o promulgar los reglamentos generales de la institución.

    Este órgano colegiado desarrolla su labor tanto en sesiones ordinarias como extraordinarias, y sus decisiones son obligatorias para el Rector, los Vicerrectores y todos los miembros de la comunidad universitaria.

   Para apoyar técnica y profesionalmente a este órgano colegiado, se creó el Centro de Información y Servicios Técnicos (CIST), el cual depende de la dirección del Consejo Universitario. Está dividido en varias dependencias, entre las que figura la Unidad de Información, cuyo propósito es brindar información estratégica, ágil y oportuna al Consejo Universitario, la Comunidad Universitaria y nacional.

    La Unidad de Información desde 1941 ha sistematizado la información producida por el Consejo Universitario, generando para ello un listado de palabras clave que ha ido evolucionando en concordancia con el desarrollo mismo de la Universidad de Costa Rica, y permite la recuperación de la información para la toma de decisiones tanto del Consejo Universitario como de las instancias administrativas y académicas de esta Casa de Estudios, lo que ha generado un listado de palabras claves especializado en la administración universitaria. Así mismo mediante estas bases de datos se logra conocer cómo ha evolucionado la estructura organizativa de la Universidad, pues en ellas se registra la creación, modificación y cese de funciones de las dependencias universitarias.

    Esta importante información no está reunida en un solo documento, de forma sistematizada, por lo que surgió en el año 2011, la iniciativa entre la Unidad de Información del Consejo Universitario y la Escuela de Bibliotecología y Ciencias de la Información, de establecer un proyecto de investigación titulado “Gestión Universitaria: Terminología controlada”, cuyo objetivo principal es desarrollar un vocabulario controlado que refleje la evolución de la gestión de la Universidad de Costa Rica.

Mediante este proyecto se pretende obtener los siguientes productos:

1. Sistematización de la estructura orgánica de la Universidad de Costa Rica organizada y actualizada
2. Vocabulario controlado de la gestión de la Universidad de Costa Rica, organizado y actualizado
3. Base de datos sobre terminología de gestión universitaria en funcionamiento.

    La ejecución del proyecto, que aún está en proceso, y cuya finalización se vislumbra para diciembre de 2016,  ha permitido recopilar los términos propios de la Administración Universitaria. Se logró conformar un documento con las temáticas tratadas en el Consejo Universitario desde la fundación de la Universidad de Costa Rica, hasta agosto de 2014. Además se cuenta con un listado preliminar de dependencias administrativas, académicas y estudiantiles, mismo que registra parcialmente la fecha de creación de la mayoría de ellas así como los cambios de nombre que han tenido, si así es el caso.

-        Impacto al interior de la Universidad:

    Los productos del proyecto son de gran relevancia a nivel universitario, pues se podrá contar con un vocabulario controlado del quehacer universitario, que será de utilidad para las unidades de información de esta casa de enseñanza, aquellas que pertenecen al Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información-SIBDI, las bibliotecas y centros de documentación e información independientes (Biblioteca de Ciencias Sociales, Biblioteca CIICLA, Biblioteca Facultad de Letras, Biblioteca Escuela de Educación Física, Centro de Documentación Etnología, entre otros). Así mismo para el Sistema de Archivos Universitarios.

    El listado de las Unidades Académicas, que incluye su creación, número de acta en que fue aprobada, etc. será de gran utilidad para aquellas que estén en procesos de acreditación, pues les guía en la elaboración de la reseña histórica que se les solicita.

    Con respecto al trabajo entre la Unidad de Información del Consejo Universitario y la Escuela de Bibliotecología, se ha realizado de una manera ordenada, con excelente coordinación, lo que evidencia la posibilidad de que el trabajo entre una unidad administrativa y una unidad académica es viable.